Без воды: Как писать предложения и отчеты для первых лиц

Когда человек не знает, к какой пристани он держит путь, для него ни один ветер не будет попутным

Две самые важные «группы мышц», определяющие способность говорить на языке первых лиц, — умение выделять главное и кратко излагать мысли

Барбара Минто в своей замечательной книге «Принцип пирамиды Минто» предлагает набор универсальных правил структурирования информации. Если вы хотите структурировать по-настоящему профессионально, обязательно прочтите эту книгу.
Минто выделяет три главных принципа создания иерархии высказываний, идей:
Идеи каждого уровня должны обобщать идеи, сгруппированные ниже.
Идеи каждой группы должны быть логически взаимосвязаны.
Идеи каждой группы должны идти в логической последовательности.

В основе партнерских отношений лежит не симпатия, а польза для дела.

К сожалению, подход «от второстепенного к главному» сработает только в том случае, если у вашего адресата хватит терпения прочитать все страницы документа. А первые лица не хотят ждать. Большинство из них соображают быстро и вообще весьма умны. Они привыкли действовать и принимать решения, уяснив главное и не вдаваясь в детали. А если что-либо важное будет им не ясно, они сами зададут вам вопрос.
Поэтому гораздо эффективнее выстраивать документ в логике «от главного к второстепенному». Следуйте принципу пирамиды: представьте пояснения к своим главным мыслям после того, как озвучены сами мысли.

Первые лица демонстрируют критичность еще по одной причине: они хотят быть уверены в том, что автор проявит упорство и настойчивость, отстаивая свою идею. Заметив неуверенность, соглашательство, слабость аргументов и отсутствие четкой позиции, они начинают опасаться за успех этой идеи. Напротив, подготовленность, неравнодушие к проблеме и способность «держать удар» доказывают, что автор способен довести дело

Не манипулируйте, пряча одну из сторон реальности, — в долгосрочной перспективе это не окупается.

Для большинства первых лиц результат важнее процесса.
На языке первых лиц результат описывается в терминах достижения, а не выполнения. Результат — это эффект.
Первые лица нетерпеливы. Они хотят получить результат незамедлительно.
Не следует давать невыполнимые обещания лишь потому, что их хочет услышать нетерпеливый адресат. Указывать напряженные, но все же реалистичные сроки трудно, но необходимо.

Сокращайте все, что не имеет отношения к цели и главным мыслям документа

После подготовительной работы используйте первый принцип пирамиды Барбары Минто: пункты — идеи или высказывания — верхнего уровня должны быть раскрыты при помощи пунктов нижележащего уровня.